Спешу поделиться опытом внедрения электронного документооборота в небольшой компании. Не все было гладко, но завершилось хорошо. Если бы то, что написано ниже, я прочитал до внедрения, то процесс шёл бы в два раза быстрее и более гладко. Удачи в прохождении этого квеста.

Документооборот– это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (определение термина из ГОСТ).

Зачем это нужно компании:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

При планировании документооборота надо исходить из принципа трех потоков:

• поток входящей документации (письма, акты, счета-фактуры, претензии, обращения);
• поток внутренней документации (служебные записки, заявления сотрудников, трудовые договоры);
• поток исходящей документации (письма, договоры, счета).

Почему “поток”? Документ не возникает ниоткуда и не исчезает в никуда. Он проходит пусть от создания, через согласования, изменения, утверждения, ознакомления и архивирование.

Документооборот — это отражение структуры управления и стиля принятия решений. Если в компании структура управления отсутствует, то электронный документооборот только усугубит ситуацию.

Внедрение системы целесообразно разбить на несколько этапов. Принцип “все и сразу” может навредить и замедлить процессы в компании, что неизбежно приведет к негативным экономическим последствиям.

Подготовка.

1. Покупка программы.

Изучить рынок поставщиков: семь раз отмерь — один раз купи.

Ваш будущий поставщик решения документооборота должен отвечать следующим требованиям:

— у него должны быть сотрудники, обученные настройке и внедрению системы (если это продукт фирмы 1С, то квалификация подтверждается соответствующими сертификатами на каждого сотрудника, а также сертификатом компетенции, выданным на компанию);

— они должны иметь опыт внедрения в предприятии вашего или похожего профиля (можно посмотреть процессы, которые они внедряли в других компаниях и пообщаться с этими компаниями). Например, велик шанс нанять для внедрения компанию, которая внедряла документооборот только для бюджетных организаций, а это уже совсем другая специфика;

— в компании должен быть центр обучения с оборудованным классом и сертифицированные преподаватели.

2. Заключение договора внедрения. Проработка ТЗ — ключевой этап внедрения. Ваш поставщик скорее всего сделает грамотное ТЗ, но будет ли оно реально работающим и выполнимым — зависит только от вас. В этом вопросе разработчики только помощники. Как ВЫ внедрите — так и будет работать. Внимательно отнеситесь к составлению ТЗ, уберите пункты, которые не нужны вашей организации в полном объеме. Скорее всего вы не готовы внедрить архивное дело в полном объеме, возможно вы не захотите штрих-кодирование документов, вряд ли вы захотите интегрировать рабочую почту и календарь  (мы поняли, что ими гораздо удобнее пользоваться в отдельных традиционных программах). Все зависит в первую очередь от вас.

3. Разработка стратегии. Вместе с руководителями верхнего звена продумайте как именно вы хотите видеть процессы в системе.

Всегда помните главное: документооборот будет лишь цифровым отражением реальной жизни вашей компании.

Если в компании нет настроенных и работающих бизнес-процессов, то программа не сможет магическим образом исправить ситуацию. Когда никто из сотрудников не понимает каким образом проходит процедура согласования договора, то и в системе будет аналогичный бардак. Для начала нарисуйте в виде наглядных схем все движения документов. Начните с первых десяти процессов, привлеките к обсуждению исполнителей каждого звена вашей схемы. Вы сильно удивитесь результату, а скорее всего неприятно удивитесь. Сотрудники, которых вы считали ответственными за определенный этап прохождения документа, скажут вам, что это не их задача, другие обратят внимание на то, что всегда запрашивают документы после подписания и т.д. Разработка стратегии и оцифровывание процессов — болезненный, но крайне нужный процесс любому руководителю. Вам очень повезет, если вы когда-нибудь будете внедрять документооборот в новой, только что созданной компании.

4. Заполнение базы документов (первоначальные данные).

4.1. Оргструктура — прохождение согласований зависит от подчинения в компании. Перенесите в документооборот оргуструктуру вашей компании.

4.2. Контрагенты — контакты, расчетные счета, связь со всеми документами. Заполнение должно быть максимально полным, это облегчит поиск нужных данных всем сотрудникам в компании. Сделайте систему центром контактных данных о контрагентах — это действительно удобно. Если ваша компания работает уже не один год, то предстоит большая и очень рутинная работа.

4.3. Нумераторы документов. Попробуйте сделать так, чтобы, взглянув на номер документа можно было идентифицировать некоторые его параметры — объект, тип, контрагента или год подписания или все вместе. Можете поиграть разными вариантами на разных типах документов.

Какие документы должны быть в электронной системе?

1. Договоры

Скорее всего у вас будет несколько типов договоров, которые проходят разные процедуры согласования. Например, сметный отдел не должен согласовывать договор поставки канцтоваров. Трудовые договоры проходят отдельную процедуру и должны быть видны в системе только определенным пользователям. Попробуйте определить какие типы договоров бывают у вас в компании и сделайте несколько схем согласования.

Дополнительные соглашения к договорам обычно должны проходить ту же процедуру согласования, как и договоры, это хорошая практика.

Старые договоры вводите в систему постепенно, по мере возможности.

2. Письма исходящие и входящие.

Совет: все исходящие письма у нас согласовывает (помимо прочих) юрист — на основании письма могут подать в суд, юрист должен оценивать риски.

Входящие письма после сканирования секретарем-администратором должны попадать к человеку, который в состоянии оценить кто именно и как быстро должен среагировать на письмо и перенаправлять их соответствующему сотруднику внутри компании. Для начала назначьте на эту роль кого-нибудь из руководства.

3. Поручения— это простые задачи одному или нескольким сотрудникам внутри компании. “Подготовить калькуляцию для подрядчика” или “Выдать пропуск Иванову”.

4. Служебные записки— на отпуска, приобретение ТМЦ, производственные, и любые другие.

5. Приказы организационные— назначения, по оперативной деятельности.

6. Приказы кадровые— отпуска, командировки с содержанием и без, увольнения, переводы.

7. Тендерные процессы.

8. Счета на оплату или реестр платежей.

9. Протоколы совещания — система сама умеет отправлять участникам совещания копию протокола в эл виде.

10. Акты выполненных работвходящие и исходящие.

11. Любые другие документы, которые нужны вашей компании.

Внедрение и обучение (можно делать одновременно со вторым этапом).

Обычно люди воспринимают перемены враждебно, находят их сложными, в особенности перемены на рабочем месте. Именно поэтому любое изменение требует внимательного управления для достижения успеха. Главным вдохновителем должен быть лидер или высший управленец, а не кто-то из IT команды. Вам так же понадобится вовлеченность и поддержка топ-менеджеров во всех подразделениях.

Завербуйте группу первопроходцев, которые будут продвигать проект с самого начала. Этих людей надо обучить в первую очередь. Возможно, организовать для них продвинутое обучение. Это должны быть уважаемые в своих командах сотрудники, страстно желающие применять новые технологии, которые помогают решать бизнес-проблемы.

Многие используют одни и те же рабочие инструменты годами, так что переход для них будет болезненным. Люди сопротивляются переменам не потому, что они боятся нового, а потому что не хотят «отпустить» старое. Чтобы помочь таким людям их необходимо обучить, они должны почувствовать себя экспертами — это уменьшит страх перед новыми технологиями.
Если компания большая, обучение целесообразно разбить на несколько этапов.

1 этап — административная служба и первопроходцы — самое продвинутое обучение, они должны знать все, помогать пользователям, быть старшими в координации с компанией-разработчиком системы документооборота. Возможно, этим сотрудникам стоит пройти персональное обучение.

2 этап — руководство — директор, заместитель, руководители подразделений — базовое обучение и отчетность, система контроля, возможности программы для руководителя.

3 этап — старшие сотрудники.

4 этап — все остальные сотрудники.

Что дальше?

Отпразднуйте успех и похвалите первопроходцев и сотрудников, успешнее всего применяющих новые технологии в повседневной работе. Отличный способ мотивировать людей это награждать их персональные или командные успехи. Это поспособствует вовлечению других, менее активных сотрудников компании.

Не расслабляйтесь. Одна из основных причин того, что перемены не настолько успешны — усилия по продвижению проекта завершились слишком рано. Необходимо продолжать поддерживать энергетическое поле вокруг проекта в форме общения и обучения пока новые функции не будут полностью интегрированы в компанию.