Google развивается и меняется на протяжении всего своего существования. Изменения это сложный процесс, сопряженный с сопротивлением и принятием этих изменений пользователями и сотрудниками. Ниже собрал в одну заметку адаптированный и скомпонованный материал нескольких документов компании.
Обычно люди воспринимают перемены враждебно, находят их сложными, в особенности перемены на рабочем месте. Именно поэтому любое изменение требует внимательного управления для достижения успеха. При прохождении различных стадий перехода людям нужна поддержка от их руководства и команды, внедряющей новые технологии.
Мы разработали методологию управления изменениями при переходе сотрудников на новые IT продукты от Google. Фокус нашего подхода направлен на разъяснение сотрудникам решения компании перейти на продукты Google, преимуществ новых технологий для компании в целом и каждого сотрудника в отдельности и обучение необходимым навыкам и возможностям для удачного применения новых инструментов в работе.
Вот критические элементы управления изменениями в соответствии с нашей методологией:
Убедитесь, что поддержка изменений происходит на самом высоком уровне. Главным вдохновителем должен быть лидер или высший управленец, а не кто-то из IT команды. Критичный вклад такого «главного спонсора» должен состоять в донесении видения и целей будущих перемен, помощь в преодолении сопротивления и назначение ресурсов для успешного завершения перехода. Вам так же понадобится вовлеченность и поддержка топ-менеджеров во всех подразделениях.
Сделайте организационный анализ для понимания влияния перемен на различные группы и отделы. Какие действия будет выполнять каждая группа пользователей по-другому с помощью новых инструментов? Как новые возможности улучшат производительность в отделе? Какое обучение необходимо провести?
Завербуйте группу первооткрывателей, которые будут продвигать проект с самого начала. Этих людей надо обучить в первую очередь. Возможно, организовать для них продвинутое обучение. Это должны быть уважаемые в своих командах сотрудники, страстно желающие применять новые технологии, которые помогают решать бизнес-проблемы. Они будут информационным каналом между внедряющей командой и сотрудниками, они так же будут вербовать других первопроходцев.
Проекту нужно четкое видение, чтобы каждый сотрудник знал, как именно будет выглядеть результат и какие он получит преимущества. Мы называем это elevator pitch* проекта. Это создаст фундамент для взаимодействия проектной команды и остальных сотрудников на весь период внедрения и позволит сфокусировать людей на преимуществах перехода на новую технологию.
План вовлечения в общение это «что, почему, когда и как» перемены будут происходить. Не бывает слишком много общения. При внедрении проекта должны быть использованы различные каналы доставки информации: эл.почта, блоги, постеры, рассылки, совещания, встречи — все способы общения доступные внутри компании. Материалы должны быть оформлены весело и интересно, чтобы люди обращали на них внимание. Убедитесь, что рассылка сообщений по эл.почте от топ-менеджеров или лидера компании будет прочитана сотрудниками.
Обучение сотрудников должно быть в объеме, необходимом для дальнейшего использовании внедряемых технологий. Многие используют одни и те же рабочие инструменты годами, так что переход для них будет болезненным. Люди сопротивляются переменам не потому, что они боятся нового, а потому что не хотят «отпустить» старое. Чтобы помочь таким людям их необходимо обучить, они должны почувствовать себя экспертами — это уменьшит страх перед новыми технологиями. Тренинги могут проводится в различных формах: обучение на рабочем месте, видеоконференции, классы, сессии вопросов и ответов или персональный тренинг. В зависимости от целей обучения в различных группах можно использовать разные комбинации перечисленных форматов.
Отпразднуйте успех и похвалите первопроходцев и сотрудников, успешнее всего применяющих новые технологии в повседневной работе. Отличный способ мотивировать людей это награждать их персональные или командные успехи. Это поспособствует вовлечению других, менее активных сотрудников компании.
Не расслабляйтесь. Одна из основных причин того, что перемены не настолько успешны — усилия по продвижению проекта завершились слишком рано. Необходимо продолжать поддерживать энергетическое поле вокруг проекта в форме общения и обучения пока новые функции не будут полностью интегрированы в компанию.
*Elevator Pitch или Elevator Speech (англ.) — Презентация для лифта (или речь для лифта) — короткий рассказ о концепции продукта, проекта или сервиса. Термин отражает ограниченность по времени — длина презентации должна быть такой, чтобы она могла быть полностью рассказана за время поездки на лифте, то есть около тридцати секунд или 100—150 слов.