Немного собственного опыта из блокнотиков и записей. Эти ошибки действительно мешали автоматизации реальных бизнесов, а некоторые чуть не привели к провалу.

Эксперт — это человек, который совершил все возможные ошибки в очень узкой специальности.

Нильс Бор

Нужно ли автоматизировать процессы?

• Автоматизация редких процессов. Не нужно тратить ресурсы и время на процессы, которые происходят крайне редко. Лучше предусмотреть универсальный инструмент для схожих редких случаев.
• Автоматизация процессов без четкой структуры. Некоторые процессы требуют нетривиального подхода. Например, вариативность процессов в организации праздников и свадеб настолько велика, что там скорее подходит методология Agile, чем строгая автоматизация.
• Излишняя автоматизация простых процессов. Два сотрудника сидят за соседними столами, не нужно заставлять их заполнять заявку, если лучше сказать «да» друг другу.
• Польза автоматизации меньше, чем затраты на разработку и поддержание. Процесс стоит настолько дешево в трудовых и финансовых затратах, что автоматизация лишается  экономического смысла.

Ошибки при подготовке к автоматизации.

• Техническая неготовность. Оборудование, сервер, ресурсы сети, специалисты — готово к внедрению. Отсутствие работоспособных компонентов приводит к дополнительным затратам или срыву проекта. Сделайте инвентаризацию оборудования и необходимых ресурсов до начала работ.
• Внедряют штатные программисты или сисадмины. Исключение — в компании работает собственный отдел автоматизации с программистами и директором, которой напрямую подчиняется генеральному. Курировать должен руководитель организации или высокопоставленный топ-менеджер, мотивация которого напрямую зависит от качества внедрения.
• Нет плана или программы автоматизации. Цели и ожидания у участников внедрения окажутся противоположными. План и цели фиксируйте на бумаге, пусть все участниками автоматизации подпишут этот документ.
• «Это же типовое решение, техническое задание не нужно». Не попадайтесь в эту ловушку. Автоматизация бизнес-процессов это не «заплатил и забыл». Подготовьте бизнес-требования, то как видите желаемый результат, опишите цели и задачи. Из этого грамотные внедренцы сделают техническое задание.

Ошибки при внедрении.

• Завышенные ожидания. «Еще и кофе не варит? Здесь еще и работать надо?». Тут стоит вернуться в начало и написать план автоматизации, это поможет.
• Ошибки при переносе процесса в автоматизированную систему. Проверяйте результаты адаптации процессов. При недостаточной проработке, процесс, нарисованный на бумаге или BPMN,  неправильно ложится на триггеры, переходы и взаимосвязи сложной программы. Тестируйте процессы перед запуском. Лучше не один раз.
• «Сначала внедрим, потом разберемся». Не ждите, что система начнет нормально функционировать сама собой, так не будет. Будьте в постоянном и полном контакте с разработчиками, помогайте и контролируйте процесс.
• Автоматизация всего и сразу. Компания не выдержит такую автоматизацию, клиенты пострадают. Остановитесь, вдохните глубже и разбейте процесс на этапы. После каждого этапа отлаживайте процессы, исправляйте ошибки, оптимизируйте, а потом приступайте к следующему.

Ошибки при эксплуатации.

• Отказ топ-менеджмента работать в новой системе. Не поверите, это причина номер один в провалах автоматизации. Топы привыкли работать по-старому и никто не может им приказать. Курировать автоматизацию должен генеральный директор и его задача — загонять палками в лучший мир всех сотрудников, включая топ-менеджмент.
• Саботаж автоматизации сотрудниками. «Новая программа замедляет нашу работу», «Интерфейс неудобный», «В Excel и в общих сетевых папках было лучше» и масса других жалоб пользователей сразу после внедрения. Причина этого — страхи. Страх оказаться невостребованным, страх сокращений и главный страх — расставание с привычным. Людям нравятся инновации — новые телефоны, айпады и компьютеры, они не боятся пробовать новое — они боятся расстаться со старым. Руководитель не понимает, что имеет дело с саботажем. Разберитесь в ситуации подробно и выявите саботажников.
• Необученный персонал. Какой прок покупать дорогую программу, если никто не научился с ней продуктивно работать. Не экономьте на обучении, новая система это шаг в неизвестность, облегчите этот шаг сотрудникам.